نواصل دروس بحوث العمليات، وسنتناول موضوع المعالجة العلمية للأرشيف، وكيف يستفيد منها مساعدو التقنية المتخصصون في المكتبات في مجال التوثيق والأرشيف.
المعالجة العلمية للأرشيف
يقوم الأرشيفي بعدة خطوات ومراحل متسلسلة لمعالجة الأرشيف، سواء الأرشيف المتراكم في المخزن أو الذي يستلمه على شكل دفعات من المصالح المنتجة.
تبدأ هذه العملية بتسجيل الدفعات، ثم التشخيص، والفرز، والتصنيف، والترتيب، والترقيم، وصولًا إلى إتاحتها للاطلاع من خلال إعداد وسائل البحث المختلفة.
1. مفهوم معالجة الأرشيف
معالجة الأرشيف هي مجموعة العمليات التي يقوم بها الأرشيفي على الوثائق منذ دخولها إلى الأرشيف (سواء على شكل دفعات أو تحويل - إضافة إلى الأرشيف المتراكم)، ابتداءً من تسجيل الدفعات، مرورًا بالخطوات التالية:
- التشخيص
- الفرز
- التصنيف
- الترتيب
- الترقيم
- إتاحة الوثائق للإطلاع (من خلال إعداد وسائل البحث المختلفة).
إلا أن هذه العمليات تسبقها عمليات تمهيدية لتسهيل المهمة على الأرشيفي.
أولاً: العمليات التمهيدية (التحضيرية)
تشمل هذه العمليات بعض الإجراءات التي يجب على الأرشيفي القيام بها بمجرد استلامه لمهامه المهنية:
- الفهم: يجب فهم طريقة ونوع النشاط الذي تقوم به المؤسسة أو الإدارة المنتجة للأرشيف. هذا يساعد على التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها وتاريخ صدورها.
- المعرفة: على الأرشيفي القيام بزيارة ميدانية لكل المصالح المنتجة وتسجيل البيانات حول جميع الوثائق المنتجة والمستلمة التي تسير بموجبها تلك المصالح.
- التصرف: تشمل هذه العملية توفير جميع الوسائل الضرورية لإنجاح عملية معالجة الأرشيف. تكمن هذه الوسائل في:
- الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
- قائمة بجميع الوثائق المنتجة (يتم إعدادها في المرحلة "المعرفة").
ويمكن للأرشيفي إعداد جدول يتضمن بيانات عن كل وثيقة، مثل:
أ- القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف
هي وسيلة أو أداة لجمع ومتابعة مدد حفظ الوثائق على مستوى المكاتب والحفظ المؤقت، وتحديد مصيرها النهائي (الحفظ الدائم أو الإتلاف).
كيفية إعداد القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف
- جرد جميع الوثائق المنتجة والمستلمة الخاصة بكل مصلحة، وفقًا للتنظيم الهيكلي للمؤسسة.
- وصف الوثائق: تحديد نوعيتها، وعدد النسخ (أصلية أو نسخة)، وبالنسبة للملفات، تذكر جميع الوثائق الموجودة بداخله.
- مدد الحفظ: تحديد عدد السنوات التي تقضيها الوثائق داخل المكتب، ثم الحفظ المؤقت بالاستناد إلى التجربة أو القانون.
- تحديد المصير النهائي للوثائق بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها:
- الحفظ الدائم
- الحفظ الدائم بعد الفرز
- الإتلاف
- ترك عينة
- تنظيم هذه المعلومات في جدول.
- تشكيل لجنة داخل المؤسسة من ممثلي المصالح لمراجعة مدد الحفظ والمصادقة على القائمة (مبدئيًا).
- إرسال القائمة إلى المؤسسة الوطنية للأرشيف للمصادقة عليها.
هناك خطوة مهمة من الأفضل القيام بها من طرف الأرشيفي، لضمان استقبال الدفعات بطريقة قانونية. وتتمثل في طلب عقد اجتماع مع رؤساء المصالح المنتجة بحضور المسؤول المباشر والمسؤول الرئيس عن تلك المؤسسة. يوضح هذا الاجتماع طريقة استقبال الدفعات وتنظيم سير العمل بينهم.
ثانياً: عمليات المعالجة الفنية
وهي المراحل الأساسية التي يعتمد عليها العمل الأرشيفي:
- دفع الأرشيف
- التشخيص
- الفرز
- التصنيف
- الترتيب
- الترقيم أو الترميز
- الحفظ
- وسائل البحث الأرشيفية
الخلاصـــــــــــــــة
مع تطور الأرشيف وانتقاله من التقليدي إلى الإلكتروني، أصبح الكمبيوتر يُستغل في عملية المعالجة والتبليغ. لذلك، يقوم الأرشيف الوطني حاليًا بإنجاز قواعد بيانات خاصة بمختلف الأرصدة، وبدأ في المعالجة الإلكترونية.