هل تساءلت يومًا عن مصير الوثائق بعد انتهاء الحاجة إليها؟
أين تذهب الأوراق والملفات التي تحمل قصصًا وحكايات من الماضي؟
ندعوك في هذا المقال إلى استكشاف عالم الوثائق والأرشيف. سنغوص في تعريف الوثيقة الأرشيفية، ونتناول خصائصها، ومسار حياتها، بالإضافة إلى خصائص الأرشيف وخطوات الأرشفة.
سواء كنت أستاذًا، أو متربصًا في مجال المكتبات والتوثيق والأرشيف، أو مجرد مهتم بهذا المجال، فهذا المقال لك.
تعريف الوثيقة الأرشيفية:
هناك عدة تعريفات للوثيقة الأرشيفية:
التعريف الأول: هي وثائق تحتوي على معلومات وبيانات صادرة عن المؤسسات، سواء كانت عامة أو خاصة. أُنشئت هذه الوثائق لغرض معين، وتتمتع بأهمية وقيمة عالية، مما يستدعي حفظها بشكل دائم للرجوع إليها عند الحاجة.
التعريف الثاني: هي عبارة عن وعاء أو حامل للمعلومات. وهي متاحة للقراءة، ومتوفرة بشكل دائم للمستخدم، ويمكن استخدامها كأدلة.
خصائص الوثيقة الأرشيفية:
تتميز الوثيقة الأرشيفية بعدة خصائص، منها:
- عدم التحيز: يتم تحريرها بموضوعية من قبل الجهة التي أنتجتها.
- المصداقية: تشتمل على معلومات صحيحة ودقيقة.
- الطبيعة: تنشأ بشكل طبيعي نتيجة للنشاط اليومي.
- العلاقات المتبادلة: تكون مرتبطة ومتماسكة مع باقي الوثائق الأخرى.
- الأهمية: الوثيقة التي لا تحمل معلومات يمكن الرجوع إليها واستخدامها كدليل لا تعد أرشيفًا.
- مصدر الوثيقة: ليس بالضرورة أن يكون جهة رسمية، بل يتعلق بقيمة المعلومات التي تحتويها.
مسار حياة الوثيقة الأرشيفية
خصائص الأرشيف
تتميز الأرشيفات بعدة خصائص هامة، منها:
- التجمع الطبيعي: تتجمع الأرصدة الأرشيفية تلقائيًا دون تدخل من الأرشيفي (إلا في مراحل لاحقة).
- الترابط: كل أرشيف تكون أرصدته مرتبطة ببعضها البعض بروابط هيكلية. لا يمكن تشتيت الرصيد الأرشيفي.
- القدم: تمر الوثيقة الأرشيفية بثلاث مراحل أساسية، وفي كل مرحلة تكتسب قيمة معينة.
- عدم التحيز: تحتوي المجموعات الأرشيفية على معلومات عن مختلف نشاطات الجهة المنتجة لها، وبالتالي فهي جزء منها، مما يجعلها غير متحيزة.
- الوحدة: على عكس الوثائق الأخرى، لا يمكن أن تتواجد الوثائق الأرشيفية في مناطق مختلفة في الوقت نفسه، بل نجد فقط النسخ التي أنتجتها الإدارة من خلال القيام بنشاطاتها.
- الولاية القانونية: يجب أن تُحفظ الوثائق الأرشيفية في مكان يحدده القانون.
خطوات الأرشفة
