I- الجدول والمنحنى
1- تمثيل الجدول والمنحنى
يمثل الجدول عدة فئات من المعطيات مرتبة بطريقة واضحة ومنظمة، تسمح بعرض معلومات مرقمة. كما أنه ذو فائدتين في نفس الوقت: إذ بإمكانه ضم أكبر عدد من المعلومات مقارنة بالمنحنى، الإضافة إلى كونه الوسيلة الوحيدة لتمثيل متغيرات مختلف العناصر. أما فيما يخص المنحنى، فهو يسمح بتوضيح و بنظرة شاملة وسريعة، العلاقات الموجودة بين عناصر مختلفة. ولكل من الجدول والمنحنى أهداف هي:
- تسهيل نظرية ما؛
- رسم وتمثيل المعطيات؛
- ترجمة وتوضيح تطور الظواهر؛
- جلب الانتباه؛
- تسهيل الفهم؛
- توصيل معلومة ما.
يحتوي الجدول على معلومات أكثر من المنحنى. غير أنه يتطلب انتباه أكبر عند تحليل المعطيات.
يجب أن تكون الجداول والمنحنيات مرتبطة مع النص الذي يرافقها.
2- مكونات ومخطط الجدول:
مكونات ومخطط الجدول هي:
- تسمية الجدول؛
- عنوان الجدول: يجب أن يكون مختصرا وتاما، يترجم العناصر الأساسية للرسالة؛
- يكتب المصدر والملاحظات التفسيرية أسفل الجدول (إذا أمكن الأمر نتفادى كتابتهما)؛
- تجمع الأعمدة المعلومات في شكل عمودي؛
- وتجمع الصفوف أو الأسطر المعلومات على نحو أفقي؛
- تعتبر الخانات نقطة تلاقي العمود والسطر؛
- تختلف عناوين الأعمدة والأسطر عن باقي معطيات الجدول بمظهرها أو طريقة كتابتها.
إذا كان للجدول أكثر من صفحة، أعد كتابة رقمه في الصفحة الثانية وكذا عنوانه مع الإشارة بين قوسين إلى كلمة «تابع».
3- مكونات المنحنى
تحصى مكونات المنحنى كالتالي:
- تسمية المنحنى؛
- عنوان المنحنى والذي يجب أن يكون واضحا و موجزا. وعند الاقتضاء يمكننا إضافة عنوانا فرعيا؛
- يدون المصدر والملاحظات التفسيرية إن وجدت تحت المنحنى.
II- التقرير
1- تمثيل التقرير:
يأخذ التقرير عدة أشكال حسب الخصائص، نوع وأهداف المؤسسة التي تصدره. هناك أنواع مختلفة من التقارير: تقرير تحقيق، تقرير إعادة تنظيم مصلحة، تقرير دراسات، وتقارير الأوضاع اليومية داخل المؤسسة.
2- مكونات التقرير:
توجد ثلاث مكونات للتقرير:
- صفحات تمهيدية؛
- صفحات رئيسية؛
- صفحات ملحقة.
المكونات الثلاثة للتقرير
| الصفحات | تعريف |
|---|---|
الصفحات التمهيدية:
|
|
| الصفحات | تعريف |
|---|---|
الأقسام الرئيسية:
|
|
الصفحات الملحقة:
|
|
1.2 - الصفحات التمهيدية:
نجد، على وجه الخصوص، الصفحة العنوان وقائمة المواد:
- لا تحتوي صفحة العنوان على أي علامة من علامات الوقف في أواخر الأسطر؛
- تقسم قائمة المواد الفصول حسب الترقيم العشري 1، 1.1، 1.2، أو الأبجدية أ. ، ب، ج، أو أ) ، (ب) ، (ج). عندما يضم التقرير أقل من ثلاث جداول أو رسومات، يكون التمثيل حسب ترتيب العرض في التقرير أو قبل المراجع.
2.2 - الصفحات الرئيسية:
تعتبر كل من المقدمة، الموضوع والخاتمة أقسام أساسية من التقرير.
- المقدمة توضح موضوع التقرير. مثلا إليك بعض العبارات التي توظف في بداية المقدمة:
- تبعا لـ ...
- بعد ملاحظة...
- ردا على طلب ...
- يعالج هذا التقرير ...
- الموضوع: يمكن أن يحتوي على ملاحظات تفسيرية متبوعة برقم مرجعي. هذا الرقم المرجعي يرسلنا إلى أسفل الصفحة أو إلى مرجع آخر في حال ما إذا استلزمت هذه الملاحظة التفسيرية الإسترسال في الشرح. حيث تكتب الكلمة المشروحة ويليها الرقم المرجعي بين قوسين بعدها يعاد كتابتها أسفل الصفحة مع الشرح.
يمكن أن نجد كذلك عنوان كتاب مذكور في الملاحظة مرفقا بالرقم المرجعي، فنلاحظ نفس الرقم أسفل الصفحة لإعطاء اسم الكاتب. في هذه الحال، نكتب اللقب بالحروف الكبيرة، الاسم بالحروف الصغيرة، اسم الناشر، سنة النشر، ورقم صفحة أو صفحات الاقتباسات إن وجدت.
- الخاتمة: غالبا ما تكون في شكل اقتراح لحل أو نصيحة مرتبطة بالعناصر المقدمة في المقدمة. مثال:
- يبدو أنه ...
- نستنتج أن ...
- من الملائم ...
- نستخلص ...
3.2- الصفحات الملحقة:
تعرض بعض التقارير جداول ورسومات في صحف ملحقة ومرقمة. وهنا يبقى قسم المراجع أمرا هاما في التقارير.
- المراجع: هي تعداد المؤلفين، الكتب، المجلات والوثائق التي تم استشارتها خلال تحرير التقرير، وتصنف حسب ترتيب أبجدي.
أمثلة
1- مثال لمخطط :
1.1- نموذج للصفحة العنوان:
| المكونات | المخطط |
|---|---|
| أحرف كبيرة | إعداد درس |
| مسافة مزدوجة | بقلم ريشارد بريجون مستشار تربوي بالمدرسة المتعددة الفنون والعلوم |
| عرضت لـ السيد ..... مدير عام يوم 03 فيفرى ...20 |
2.1- نموذج قائمة المواد:
| المكونات | المخطط |
|---|---|
| العناوين بالقياس الكبير |
قائمة المواد 1 ............ المقدمة 2 ..... 1- تحليل ظروف التعليم 1.1- مضمون تكوين الدرس ...... 3 2.1- مزايا التلاميذ...............4 أ- الجانب الدراسي...............5 ب - التوقعات...................5 6 ...............3.1- محتوى الدرس أ- تحديد المواضيع الممكنة ...... 7 ب- جرد المواضيع الممكنة....... 8 9 ...................... الخاتمة |
| العناوين الفرعية بالقياس الصغير | 10...................المراجع |
3.1- نموذج المقدمة:
| المكونات | المخطط |
|---|---|
| المقياس الكبير | مقدمة |
| مسافة مزدوجة |
موضوع: إن خطوة تحضير درس جديد الذي النقاط نقترحه عليك تتمثل في تسعة فصول المشروحة تصف عمليات زمنية. و تعد هذه الخطوة ملائمة جدا حتى أهداف التقرير وإن كانت لا تعير الاهتمام بشكل كبير بطبيعة المهام المتمثلة في تصميم وتحضير درس جديد. |
عنوان الدرس رقم 02: إنجاز الاستمارة والوثيقة الإشهارية
خطة الدرس رقم 02:
مقدمة
I- الاستمارة
- 1- تمثيل الإستمارة
- 2- مكونات الإستمارة
II- الوثيقة الإشهارية
- 1- تمثيل الوثيقة الإشهارية
- 2- مكونات الوثيقة الإشهارية
تمارين
مقدمة:
تتمثل الاستمارات في وثائق العمل التي يجب ملؤها كصك الطلب، صكوك المساهمة، الرسائل الهاتفية، الصكوك البنكية، إستمارة طلب عقد الإشتراك أو طلب منصب عمل. وفي غالب الأحيان تستجيب هذه الإستمارات للمقاييس التالية:
- ترتب العناصر المرئية التالية (الأسطر، الخانات، المنحنيات، الجداول) بطريقة منسجمة؛
- يجب أن تكون واضحة من أجل ملئها بالكامل؛
- سهلة الملء؛
- عدم نسيان أية معلومة؛
- عدم إثقال محتواها بالنص غير المفيد.
و باستثناء استمارات وثائق العمل، هناك نموذج جد مربح للمؤسسة، وهو الوثيقة الإشهارية، ولهذا السبب يجب أن نهتم أكثر بمحتوى، ألوان، العناصر المرئية، حجم ونوعية الورقة. فعرض متناسق دليل على النجاح. حيث تعكس الوثيقة الإشهارية صورة المؤسسة، وهدفها بيع المنتج أو الخدمة.
I - الإستمارة
من مهام تسيير المطبوعات الإدارية عقلنة استعمال الإستمارات وإدارتها، فهناك متخصصين في مجال تسيير المطبوعات الإدارية يوجهون مراحل دورات تصميم هذه الوثائق، تتمثل هذه المراحل في:
- التحليل؛
- التصميم؛
- التكوين؛
- النسخ؛
- التخزين؛
- التوزيع؛
- الإستعمال؛
- التصنيف؛
- والإتلاف.
1- تمثيل الاستمارة:
توجه الإستمارة إلى صنفين من أشخاص المؤسسة:
- إستمارات داخلية تقرأ و تملئ من طرف مستخدمي المؤسسة؛
- إستمارات موجهة للزبائن خارج المؤسسة.
يجب أن تكون الإستمارات موحدة داخل المؤسسة كصكوك الشراء أو الطلب، بيان استعلامات مذكرات المصالح، طلبات العطل السنوية أو الإستثنائية ...
أما الإستمارات الموجهة للزبائن خارج المؤسسة، فتشكل بطريقة واضحة لتسهيل قراءتها و استعمالها. كما تستخدم الإستمارات في تجميع وإيصال المعلومات، حيث أن لكل إستمارة أهداف محددة. والهدف الأول يكمن في الملء اللائق والواضح. وفي الأخير ، يجب أن تتلائم الإستمارة و استعمالات مستخدمي المؤسسة أو الزبائن، فعلى سبيل المثال: تهدف بطاقة الرد إلى هدفين:
- رجوع بطاقة الرد؛
- تجميع المعلومة.
2- مكونات الاستمارة:
تختلف مكونات الإستمارة حسب الأهداف المرجوة. حيث تكتب بوضوح وبساطة.
تكتب مكونات الإستمارة على ظهرها وهي كما يلي:
- إسم المؤسسة ورمزها إذا اقتضى الأمر؛
- عنوان الإستمارة، عنصر أساسي؛
- التعليمات التي من شأنها أن تحتوي على إشارات دقيقة؛
- أماكن الإجابة، مساحات للملء أو الشطب وهي عبارة عن خانات؛ أسطر أو أقواس؛
- الرسومات، في شكل خطوط هوامش مسافات أو أحرف خاصة؛
- رقم تصنيف الإستمارة الممنوح خلال تسيير المطبوعات الإدارية.
أما على وجه الإستمارة فنجد:
- العنوان في حال رجوعها، يجب أن يكون كاملا وخاضع للمقاييس البريدية العالمية؛
- منطقة الإعفاء من الضريبة والمحددة بإطار
وأخيرا، يجب أن تصمم الإستمارة بشكل يسمح قراءتها بسرعة مع إحتوائها على أهم المعلومات.
II- الوثيقة الإشهارية:
يجب أن تجلب انتباه القارئ من النظرة الأولى، فالمظهر يمثل العنصر الأهم للوثيقة الإشهارية، كما تلعب مكوناتها من رسومات دور العنصر الأخاذ بجلب انتباه القارئ. ويتمثل هذا النوع من الوثيقة في أشكال عدة: إعلانات إشهارية في الجرائد، المجلات، الكتيبات، المطويات، البيانات، واللوائح ... وبالتالي يجب أن يكون نصها واضح ووجيز لجلب الانتباه من أجل رؤيتها وقراءتها.
1- تمثيل الوثيقة الإشهارية:
حيث يكون التمثيل الرائع للوثيقة رمز الاحترام تجاه المستهلك. إذ تأخذ الوثيقة الإشهارية عدة أشكال مستعملة أنواعا مختلفة من الورق.
2- مكونات الوثيقة الإشهارية:
تختلف المكونات من وثيقة إشهارية لأخرى، إذ تتضمن عامة:
- عنوان الوثيقة الذي بدوره يضم الفكرة الرئيسية؛
- ظهور عنوان المؤسسة في الصفحة الأولى لتفادي خلط هذه الوثيقة مع وثيقة مؤسسة أخرى؛
- توظيف المعلومة بوضوح وتحفظ ؛
- إدراج الأرقام الخاصة ومقر المؤسسة في الصفحة الخارجية الثانية.
تمارين محلولة
تمرين رقم 01:
الموضوع:
أنت تعمل لدى مصالح مؤسسة ك. ل. ج. يوم 14 ديسمبر 2007 قمت بإعداد مخطط تحسين كفاءات مستخدمي المؤسسة. حيث طلبت منك السيدة قوادري حسينة، مديرة مساعدة بالموارد البشرية، الالتحاق بمدير مركز الإعلام وإدارة المكاتب من أجل أن يعرفك على ورشات التكوين التي سيفتحها مركزه شهر جانفي. عليك بجمع هذه المعطيات في جدول، مع احترام توجيهات المديرة المساعدة بالموارد البشرية.
إليك التوجيهات:
- شكل الجدول مع قائمة الدروس حسب الترتيب الأبجدي؛
- عليك بإدراج أرقام ومقر مركز التكوين: مركز الإعلام وإدارة المكاتب 9، شارع الممرات عنابة.
- الهاتف: 038868920
- الفاكس: 038868924
- ولتوحيد الجدول، إختر إشارات مختلفة لكل من الدروس، أماكن التكوين، تاريخ كل درس؛
- يكون عنوان الجدول كالتالي "تحسين شهر جانفي"؛
- إحرص على تدوين اسم المؤسسة ك. ل.ج.
إليك الدروس:
- العنوان الفرعي هو "التكوين في مجال التسيير"
- إليك قائمة الدروس:
- تسيير المهارة، في الجزائر العاصمة، يومي 24 و 25 جانفي؛
- الخطوة الفعالة، في الجزائر العاصمة، يوم 12 جانفي؛
- المصداقية في التسيير، عنابة، يومي 09 و 10 جانفي؛
- مقاييس المراسلة، عنابة، يومي 26 و 27 جانفي؛
- تفاوض فعال، عنابة، يوم 12 جانفي؛
- التحفيز والقيادة، في الجزائر العاصمة، يومي 19 و 20 جانفي؛
- كيفية الكلام في الأماكن العامة، في الجزائر العاصمة أيام 11، 12 و 13 جانفي؛
- تسهيل فعال، في عنابة، أيام 04، 05 و 06 جانفي؛
- التحليل المالي والميزانية، في الجزائر العاصمة، يومي 17 و 18 جانفي؛
التمرين رقم 02:
أجب عن الأسئلة التالية:
- ما هو الجزء من التقرير الذي يمثل قائمة الوثائق التي تم استشارتها وقت التحرير؟
- في أي قسم يصنف فهرس التقرير؟
- ما هي الأقسام الثلاثة للتقرير؟
- يتضمن قسم من الأقسام الرئيسية عرض وتحليل الأحداث ما اسمه؟
- عندما يكون هناك رقم مرجعي في التقرير، ما الذي يتبعه؟
تصحيح التمارين:
التمرين رقم 01:
الجدول:
ك . ل . ج
تحسين شهر جانفي
التكوين في مجال التسيير
| الدروس | مكان التكوين | التاريخ |
|---|---|---|
| التحليل المالي والميزانية | الجزائر X | 17-18 جانفي * |
| تسهيل فعال | عنابة X | 04-05-06 جانفي * |
| تسيير المهارة | الجزائر X | 24-25 جانفي * |
| التحفيز والقيادة | الجزائر X | 19-20 جانفي * |
| الخطوة الفعالة | الجزائر X | * 12 جانفي |
| طريقة الكلام في الأماكن العامة | الجزائر X | 11-12-13 جانفي * |
| تفاوض فعال | عنابة X | * 12 جانفي |
| مقاييس المراسلة | عنابة X | 26-27 جانفي * |
| المصداقية في التسيير | عنابة X | 09-10 جانفي * |
مركز الإعلام وإدارة المكاتب
9 شارع الممرات عنابة
الهاتف: 038868920
الفاكس: 038868924
التمرين رقم 02:
- المراجع
- الصفحات الملحقة
- مقدمة، موضوع وخاتمة
- صلب الموضوع
- ملاحظة أسفل الصفحة
G04/CYCLEI/SERIE 03
G04.01.03.3.1
« PROPRIETE CNEPD»