الدرس رقم 2: الطريقة الواجب إتباعها من أجل إعداد المحاضر والتقارير
مقدمة
يصف المحضر بدقة كل الوقائع والمناقشات والقرارات الصادرة عن اجتماع أو تجمع وفقا لمعايير صارمة ودقيقة.
الاجتماع هو تجمع عدة أشخاص يتقاسمون نفس الفكرة، بينما التجمع فهو تجمع لعدد أكبر من الأشخاص لا يتقاسمون بالضرورة نفس الرأي). أما التقرير فهو وثيقة لها صلة بالاجتماعات، المؤتمرات والمعارض باتباع معايير أقل صرامة.
I - المحضر:
كان المحضر في القديم علاقة شفهية أما الآن فقد أصبح عملا مكتوبا مما لا يمت للتسمية بصلة كما أنه يكتب في صيغة المتكلم.
1 - عرض المحضر:
إن المحضر عبارة عن ملخص للمناقشات الهامة، القرارات وسيرورة اجتماع أو تجمع، لديه قيمة إدارية، تاريخية وشرعية، كما يتم إعداده من طرف بعض الموظفين أو أعوان خواص بناءا على طلب من السلطة الإدارية أو القضائية.
كل مؤسسة شرعية ملزمة بكتابة و حفظ المحاضر (أشخاص معنويون، شركات، منظمات عامة). يخضع المحضر لقوانين تشريعية فيما يخص كتابته، عرضه وحفظه، كما أن له قيمة قانونية. يحفظ في الأرشيف وهو منظم عن طريق قوانين.
يقوم الأمين المنتخب من طرف أعضاء الاجتماع بتحرير المحضر. هذا الأخير ليس له الحق في الكلمة أثناء الاجتماع، تتمثل مهمته في سرد وتلخيص الأحداث كما وقعت مع التزام أقصى قدر من الموضوعية بدون التعبير عن رأي أو إصدار أحكام أو استنتاجات.
يجب على المحرر أن يتحرى أكبر درجة من الموضوعية والشمولية للأحداث مع الدقة في استعمال الألفاظ وتركيب العبارات لهذا النوع من الوثيقة.
إن المحضر يعكس الوضوح، الدقة وصدق المناقشات، القرارات وسيرورة الاجتماع.
2 - عناصر المحضر وخطته:
يخضع المحضر لمبادئ عامة في العرض والتحرير كما تختلف هذه المبادئ حسب المعايير الموضوعة من طرف المؤسسة.
تشتمل الخطة على ما يلي:
- العنوان: (موضوع تعريف الاجتماع، الرقم التسلسلي واسم الهيئة المكونة).
- العنوان الفرعي: (اسم المؤسسة، مكان المؤسسة، زمان وساعة الاجتماع( قد تجد أوراق مطبوعة برأس الصفحة (entête) خصيصا في المؤسسة لتحرير المحاضر.
- قائمة حرفية للأشخاص الحاضرين، الغائبين والمدعويين: (نستطيع إضافة صفحة مكتوبة بالآلة الراقنة للمحضر تشمل قائمة بالأحرف، كذلك اسم رئيس و أمين الحصة).
يحتوي موضوع المحضر على فقرات مختلفة تتعلق بـ:
- برنامج اليوم (جدول الأعمال)؛
- افتتاح الاجتماع (ذكر اسم الرئيس وأمين الحصة مع ذكر ساعة الافتتاح؛
- قراءة و اختيار موضوع اليوم (جدول الأعمال)؛
- قراءة و اختيار محضر الاجتماع السابق عند الإمكان؛
- معالجة مختلف النقاط في الموضوع (كل نقطة في فقرة مستقلة)؛
- تحديد موعد الاجتماع المقبل (التاريخ، الساعة ومكان الاجتماع المقبل قبل نهاية الحصة إن أمكن)؛
- اختتام الاجتماع (ساعة التأجيل أو رفع الاجتماع وآخر نقطة مسجلة في المحضر)؛
- وفي الأخير دفتر الامضاء أين يظهر فيه لقب وإسم الرئيس وأمين الحصة يدونان فيه توقيعهما.
الخطة
| العناصر | مثال |
|---|---|
| العنوان | محضر الاجتماع الثاني للمديرين |
| العنوان الفرعي |
|
| قائمة الحضور |
|
| موضوع المحضر |
|
| دفتر الإمضاء | الأمين، الرئيس |
يبدأ تحرير المحضر بالإشارة للتاريخ بالأرقام.
على سبيل المثال: سنة ألفين وثمانية وفي )إشارة لبداية الاجتماع) ثم الاسم وعنوان الشخص الذي افتتح الحصة وينتهي بالصيغة التالية:
وإثباتا لذلك قمنا بإعداد هذا المحضر ووقع مع الأعضاء بعد القراءة لهم.
II - التقرير:
هناك نوعان من التقرير:
- التقرير المسمى بشكل غير ملائم.
- تقرير المناقشة.
1 - عرض التقرير:
التقرير المسمى بشكل غير ملائم محضرا هو وثيقة تسرد بالتفصيل مناقشات الاجتماع، وهو تحليلي بمعنى أنه يقتصر على التذكير بأهم المناقشات والحلول. لكن عندما تكون المواضيع هامة فإن المناقشات تكرر بالكامل وهذا ما يسمى بالتقرير الاختزالي. هذا النوع من التقارير يستخدم في المحاضرات والاجتماعات وفي حالات أخرى يتم استعمال التقرير التحليلي.
لا يخضع التقرير إلى أي شكل معين، ولكن يجب أن يكون دقيقا شاملا وموجزا في نفس الوقت. يكمن الفرق بين التقرير والمحضر في أن التقرير ليس وثيقة رسمية، تحريره لا يخضع لنفس صرامة المحضر، الغرض منه هو سرد، تجميع وتلخيص الأفكار الرئيسية التي يجب على الكاتب أن يذكرها. أنه يهدف إلى معرفة، شرح أو تبرير الإجراءات الضرورية دون الدخول في التفاصيل. لا يتم الاحتفاظ به في الأرشيف وليس له قيمة تاريخية للإدلال وال للبحث.لا يجب أن يظهر التقرير أي تفسير أو رأي كما يجب أن يعكس في صياغته كل موضوعية وحيادية المحضر.
2 - عناصر التقرير:
إن عرض التقرير يختلف من مؤسسة إلى أخرى، و لكنه يحترم تطبيق المبادئ العامة للتحرير كما يجب أن يعرض النص الوقائع حسب التسلسل الزمني و تكون المصطلحات صحيحة، واضحة و موجزة.
3 - خطة التقرير:
- العنوان أو الفكرة الرئيسية للوقائع (ما هي الفكرة الرئيسية للمحاضرة).
- مصدر معلومات التقرير (يتعلق بمن؟) نقوم بإدراج اسم و نوعية الأشخاص المدعوين و الغير حاضرين (أين سيتم ذلك ؟))متى سيقع الحدث ؟(.
- المضمون الرئيسي للرسالة وهو يلخص حدث عن فعل(أهداف، أسباب و بحوث.)
- الخاتمة: و تشمل الفكرة العامة للتقرير.
- تاريخ تحرير التقرير.
- اسم وعنوان الكاتب إن أمكن.
لتجنب أي خطأ، يقوم أمين الحصة بتمرير ورقة على الحاضرين لكتابة اسمهم، صفتهم وإمضائهم( قائمة التوقيع).
الخطة
| العناصر | مثال |
|---|---|
| العنوان | تقرير الاجتماع. |
| مصدر المعلومات |
في(التاريخ) المتعلق ب.............. في )التاريخ ) تم إجراء على )الساعة( ب(المكان) اجتماع بهدف معاينة:............ |
| قائمة الأشخاص |
-حضر الاجتماع:
|
| تفاصيل التقرير | - العرض المفصل: -الخاتمة |
| معلومات المحرر | في )التاريخ( اللقب و العنوان. |
- تحتوي نهاية التقرير على الصيغة التالية:
عند (الاجتماع( إن وجد:
سيتم عقد الاجتماع القادم في ) التاريخ( في ) الوقت( في ) المكان(.
ويرسل تقرير الاجتماع لألولئك الذين تم استدعاؤهم في نفس وقت استدعاءهم للاجتماع المقبل. يستهل هذا الاجتماع الجديد، وفي بداية الجلسة، من قبل الرئيس للموافقة على الأعضاء الحاضرين والذين بإمكانهم تقديم اقتراحات أو تعديلات.
III - تمرين تطبيقي:
-أجب على الأسئلة التالية:
- ما هو الفرق بين التقرير والمحضر.
- قم بربط كل مصطلح مع الوصف الصحيح:
| المصطلحات | الأوصاف |
|---|---|
|
|
تصحيح التمرين:
- الفرق بين المحضر والتقرير: المحضر له قيمة قانونية بينما التقرير لديه قيمة إدارية.
- الربط:
| أ | 3 |
| ب | 4 |
| ج | 1 |
| د | 2 |
| ه | 6 |
| و | 5 |
| ز | 7 |
صفحة 11