الدرس رقم 1: الطريقة الواجب إتباعها من أجل إعداد الوثائق/ البالغ
I - الطريقة الواجب إتباعها من أجل إعداد الوثائق :
الدرس رقم : 1 الطريقة الواجب إتباعها من أجل إعداد الوثائق/ البالغ مقدمة :
تعمل الإدارة في مجملها أكثر من مصالح المؤسسات الصناعية أو التجارية الكبرى. وتعتبر مؤسسة واسعة تقوم أساسا بإعداد الوثائق.
هذه الوثائق عديدة ومتنوعة، فهناك وثائق المراسلات (رسائل موجهة لعمال الادارة ورسائل يتم تبادلها بين مختلف المصالح، برقيات، رسائل هاتفية، بطاقات دعوات، جداول إرسال، ومذكرات داخلية...الخ)، ووثائق تتعلق بالاجتماعات، الندوات وفرق العمل وتتمثل في رسائل الاستدعاءات، التقارير وعروض الحال. وهناك وثائق يقوم بواسطتها موظف بتقديم عرض لسلطة إدارية عليا عن حدث، نشاط، وضعية معينة: تقارير، محاضر، أو عروض، وكذلك وثائق يستعملها المسؤول الإداري لإصدار أوامر، نصائح أو توضيحات لفائدة مرؤوسيه، وتتمثل في: مذكرة المصلحة، التعليمات، المنشورات، الأوامر.
وهناك أيضا، النصوص التشريعية والتنظيمية: القوانين، المراسيم، القرارات، المقررات، التبليغات.
كما تظهر كذلك هذه الوثائق على شكل نصوص تهدف إلى تحسيس المواطن بنوايا الإدارة فيما يخص قراراتها، وكذا تطبيق القوانين والتنظيمات، والكيفيات العملية لسير المصالح العمومية. ويتعلق الأمر بـ: المذكرات الإعلامية، الإشعارات، البلاغات، والمذكرات ذات الصلة بالندوات الصحفية.
وهناك المطبوعات العديدة: إستمارة أسئلة، جداول، طلبات السندات الإدارية، وفي الأخير هناك تكوين الملفات، المذكرات المختصرة التي ندونها خلال مناقشة ما، أو لتلخيص مشكلة أو وضعية محددة .
ومما سبق تتضح لنا المكانة التي يحتلها التحرير في الحياة المهنية للموظفين.
ترتبط نوعية الوثائق التي يتم إنجازها بطريقة العمل التي يتم اختيارها، ويتلخص هذا العمل في تسع خطوات. وفي نهاية هذا الدرس يتوجب عليكم تحرير مختلف وثائق الأعمال، محضر كعرض الحال، التقرير ، الاستمارات، الإعلان عن مناقصة أو مزايدة ...الخ.
I - الطريقة الواجب إتباعها لإعداد الوثائق :
1 - تحليل التعليمات:
قبل الشروع في تحرير الوثيقة و رقنها بصفة نهائية .
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الهدف الرئيسي للوثيقة وذلك بالاطلاع على محتواها وللقيام بذلك يكفي قراءة الوثيقة التي سوف نعالجها قراءة دقيقة، والتمكن من استعمال مهارات التعبير، والتفنن في تركيب الجمل، التعبير عن الفكرة بصفة دقيقة وواضحة مع استعمال مفردات مختارة و البحث عن جمال الأسلوب.
2 ـ التنظيم المادي:
بعد القيام بتحديد الموضوع الرئيسي للوثيقة التي سيتم إعدادها، يجب التخطيط للعمل المراد القيام به.
يرتبط نجاح التنظيم المادي للوثيقة بالدعامة المختارة (support )من أجل توصيل المعلومة . فحينما نتحدث عن المعلومة يجب التفكير في الوثيقة التي نود استعمالها، ومحتواها (تقرير، محضر، عرض حال،... الخ)، وكذا قيمتها (دعوة، حدث..،......) بالإضافة إلى الدعائم المستعملة (ورق، دعائم مغناطيسية، بصرية .... الخ).
ورغم أن الورق قد كثر في المصنفات واستولى على المكاتب، لكنه مع ذلك مهدد من طرف التقنيات الحديثة؛ الميكروفيلم، البطاقات المثقبة، الأشرطة المغناطيسية، والإعلام الآلي... وبالرغم من ذلك فإننا لن نشهد في المستقبل القريب، إ ختفاء الوثيقة المكتوبة ، ولكي تبقى هذه الإجراءات على حالها، فهي بحاجة إلى الورق كإحدى الدعائم الأولية ، لكي نتمكن من جعل الوثيقة رسمية و يمكن التوقيع عليها.
3 ـ ترتيب الوثيقة :
ولكي يتم المرور إلى الخطوة الثالثة، يجب التأكد أن الوثائق التي سوف يتم تقديمها تحترم القواعد والمعايير المحددة من طرف المؤسسة.
وحتى نتمكن من تأدية العمل بسرعة وفعالية، يجب إنجاز نموذج وأسلوب خاص بالوثيقة.
يتشكل الأسلوب من أوامر ووظائف متعلقة ببرنامج معالجة النصوص . ويتطلب النموذج عمال أكثر، لكنه يتضح مفيدا في بعض الحالات إذا كان شكل الوثيقة قابل للتكييف مع وثائق أخرى من نفس النوع، فيستحسن إنشاء نموذج بالإمكان استخدامه في كل الحالات.
يجب التأكد خلال هذه الخطوة من :
- وجود كل عناصر الوثيقة ؛
- إحترام ترتيب المكونات لمبادئ العرض و ذلك حسب التعليمات والأنماط المحددة من طرف المؤسسة.
- مطابقة تنظيم الصفحات لمبادئ برامج معالجة النصوص.
4 ـ تحرير الخطة:
لكي ننتقل إلى تحرير الخطة، يجب تحديد الهدف و الأفكار العامة للرسالة في هيئة مفصلة، كما رأينا ذلك في درس إنتاج المراسلات (مقدمة، تحرير وخاتمة).
تذكروا أن الأفكار أو الأحداث تظهر في كل الوثائق حسب التسلسل الزمني والمنطقي. وتتمثل الأعمال التي يجب تنفيذها في تحديد الفكرة الرئيسية مع توضيح محتوى كل جزء، بمعنى: المقدمة و محتواها، التحرير و محتواه، بالإضافة إلى تحديد الأفكار العامة مع الخاتمة.
5 ـ تحرير الوثيقة:
بعد إنجاز الخطة، وقبل الشروع في التحرير الفعلي، يجب التفكير في الأسلوب الذي يجب استخدامه.
ويتعلق الأسلوب بـ :
- الموضوع المعالج؛
- الأشخاص الذين نخاطبهم؛
- الظروف...
ونعدد مزايا الأسلوب كالآتي: الوضوح، نقاء الألفاظ، الدقة، البساطة، و الإختصار.
يتضح الأسلوب من خلال صرامة التفكير، خاصة في الإدارة، فتحذف الكلمات الغير مفيدة، ونكتفي بجمل قصيرة. و أخيرا يجب تحديد الموضوع و عدم الخروج منه، لذا وجب وضع خطة بطريقة جيدة حتى يتم إجتناب هذا الخطأ.
- و يجب تجنب استعمال الضمائر المتصلة (اللذان، الذي، التي، الذين ...)، تراكم الألفاظ الغير محدودة ( من، في، عن ....) التي تسبب إحساس مزعج عند القراءة و الإستماع ، أدوات الوصل (لكن، أين، و ، إذن ، بينما، ال، ألن ...) التي تكون غالبا غير مفيدة
كيف يتم إنجاز هذه الأعمال :
- يجب الربط بين الأفكار الثانوية مع ضمان إنسجام النص، بشكل يسمح بإحترام التسلسل الزمني والمنطقي للنص، باستعمال كلمات الربط ( من جهة... ، ومن جهة أخرى... ، بداية .... ، في المقام الأول... و أخيرا......).
- تطبيق القواعد الخاصة بالتحرير مع إحترام قواعد النحو والصرف وعلامات الوقف، وذلك باستعمال دليل نحو وصرف وسكريتاريا.
- إستعمال المصطلحات المناسبة وذلك بالاطلاع على المنشورات المتخصصة في مجال المصطلحات التقنية.
6 ـ المراجعة و التصحيح:
بعد الإنتهاء من تحرير النص، ال يمكن إعتبار عملنا منتهيا، يجب قراءة النص المحرر بتمعن وبصوت عال، وذلك من أجل إكتشاف بعض الهفوات التي ال تظهر إال للألذن الصاغية.
فالقاعدة الذهبية للتحرير تقضي بأن نضيف في بعض الأحيان ونحذف في الكثير من الأحيان. فيمكن لدى قيامنا بتصحيح نص أن نضيف كلمة أو جملة أغفلناها، التي تزيد من إنسجام ووضوح النص. ولقد جرت العادة أن نقوم خالل التصحيح بالتشطيب وحذف الكلمات المكررة.
ويبقى الحرص على القواعد الإملائية والنحوية، ففي هذا المجال يمكن استعمال برامج التصحيح الآلي التي تحتوي عليها برامج معالجة النصوص أو برامج أخرى متخصصة، ولكن مع الحذر الشديد، ألن هذه البرامج ال تستطيع تصحيح كل الأخطاء الإملائية والنحوية. لذا وجب إعادة قراءة النص بتمعن، والقرار النهائي يعود لمحرره.
لكي نتمكن من التحرير يجب أن نمتلك مفردات لغوية كثيرة نقوم بتنميتها وإثراءها باستمرار.
إن سوء استخدام الكلمات وعلامات الوقف والأخطاء الإملائية يجعل التحرير غير صحيح، غامض، و رديء الأسلوب.
صحيح أن إختيار الكلمات له أهميته لكنه غير كاف، بل يجب أن نحرص على كيفية الإستعمال الأنسب للكلمات.
يجب أن ال نبدأ في عملية التحرير دون تحضير دقيق، ودون تفكير، ودون الرجوع في الغالب لما كتبناه. فالسرعة في التهيؤ للتحرير أمر غير وارد. والشرط الأول لكي ننجز تحريرا جيدا، هو أن يكون لدينا ما نقول، لذا يجب أن نفكر قبل أن نبدء في الكتابة.
7 ـ التصنيف و الترتيب:
يجب أن تكون خطة التصنيف بسيطة ومرنة، قابلة للتكيف دون صعوبة مع بعض التغييرات التي قد تطرأ على مستوى المؤسسة.
تسمح خطة التصنيف بـ :
- توحيد تجميع الملفات حسب الطبيعة، الموضوع، والشكل؛
- تمثيل جميع نشاطات التسيير بالمؤسسة؛
- تحديد مسؤولية كل وحدة إدارية؛
- تسهيل الوصول إلى المعلومة؛
- تطبيق نظام الترميز (وضع رموز).
عندما يكتمل هيكل خطة التصنيف والترتيب، نزوده بنظام رموز، الذي قد يكون أبجديا، رقميا، أو مركب من النظامين: أبجدي رقمي، بهدف تبسيط تمثيله.
8 ـ الطباعة:
قبل الوصول إلى تشغيل الطابعة، يجب أن نلقي نظرة على النص باستعمال الزر ( نظرة قبل طباعة) ثم طباعة الوثيقة سنتطرق لهذا الجانب لدى عرضنا لدرس معالجة النصوص).
9 ـ نسخة الإحتياط :
إنه من المجدي الإحتفاظ دائما بنسخة من كل الوثائق الهامة، خاصة تلك التي تتمتع بقيمة قانونية أو تاريخية. ويمكننا من أجل ذلك، استعمال دعائم ذات أشكال مختلفة، و يتم إختيارها حسب مدة حفظ الوثيقة، مكان الحفظ، و خاصة التجهيزات المتوفرة.
ويمكن أن تكون الدعائم المستعملة، مغناطيسية، ورقية، ميكروفيلم أو أسطوانات رقمية.
II - البلاغ :
1 ـ نماذج عامة:
نلجأ إلى إصدار البلاغ لما نكون بحاجة إلى الإعلان عن حدث ما، جديد ما أو قرار إلى جمهور واسع.
يصنف البلاغ إلى نوعين :
- أ ـ البلاغ الخارجي أو البلاغ الصحفي:
يتم بثه عن طريق وسائل الإعلام المكتوبة، الناطقة، المتلفزة أو الإلكترونية وهو موجه لجمهور واسع أو جمهور محدد.
- ب- البلاغ الداخلي:
يصدر عن مديرية مؤسسة أو منظمة وهو موجه للأشخاص المعنيين بموضوع البلاغ.
2 ـ عرض البلاغ:
نحتاج إلى البلاغ لما نكون بحاجة إلى نشر إعلان، أو تصحيح إعلان سبق نشره ، أو استدعاء، أو نشر خبر، أو اتخاذ موقف، أو تذكير أو دراسة إحصائية. الخ...
والبلاغ عبارة عن وثيقة تصدر عن سلطة سياسية أو إدارية، تقوم بواسطتها بإعلام الجمهور بنتائج ندوة أو دراسة، أو كيفيات تطبيق قرار، أو بمعلومات تفيد السكان. ينشر البلاغ للتعريف بنتائج تحقيق حول تلوث البيئة مثال أو حركة المرور... الخ.
يمكن أن يقدم مضمون البلاغ إلى المواطنين عن طريق التعليق في الأماكن العمومية . و الذي يحمل بأحرف كبير ة في أعاله عبارة "إعلان إلى المواطنين " أو " إعلان إلى فئة معينة " وينتهي بتوقيع الهيأة التي صدر عنها البلاغ.
3 ـ العناصر المشكلة للبلاغ :
يتشكل البلاغ من العناصر المختلفة الآتية :
- يذكر مصدر البلاغ في عنوان ورق المؤسسة. أو على الأقل نجد اسم وسنة المرسل على الهامش العلوي.
- يحتوي كذلك على تأشير بالنشر يسمح بنشر البلاغ في الحين أو في تاريخ محدد.
نذكر فيما يلي أهم الصيغ المستعملة :
- للنشر في الحين ..؛
- ال تنسوا قبل..... (التاريخ)؛
- للنشر (تاريخ)؛
- ال ينشر قبل التاريخ و الساعة المذكورين.
يظهر التأشير بالنشر عادة في الهامش الأيسر.
- تظهر عبارة - بلاغ - بعد التأشير بالنشر وفي بعض الأحيان قبله مرقونة بحروف كبيرة و بالفرنسية (majuscule En (غليظة وموجهة نحو وسط الصفحة.
- تملك المؤسسات مطبوعات تستعملها لإرسال بلاغاتها، يكون فيها عنوان البلاغ بارزا بالحروف الغليظة وموجه نحو وسط الصفحة .
يحدد البلاغ الفكرة الرئيسية للنص ويصاغ عنوانه بشكل يجعله يجذب الاهتمام و يدفع القارئ إلى قراءة الخطاب بأكمله.
- يدون تاريخ ومكان إصدار البلاغ بعد العنوان في بداية أو نهاية النص على شكل أبجدي عددي؛
- المقدمة هي الفقرة التي تحتوي على الجزء الهام من الخطاب، أي الجديد بمعنى أصح؛
- التحرير : يحتوي على تفاصيل الخطاب، ويجب أن يكون واضحا، مختصرا ودقيقا.
- الخاتمة: والتي تشمل مجمل أهم ما ورد في البلاغ وهي الفقرة الأخيرة.
- نجد أخيرا "المصدر" الذي يوضح اسم وصفة ورقم هاتف الشخص الذي يتم الإتصال به في حالة الحاجة إلى معلومات إضافية. وتوجد هذه البيانات في الهامش الأيمن، و يمكن إستبدالها بعبارة " للإعلام " أو "لمعلومات إضافية" .
بعد تحرير البلاغ، يمكن اختيار عنوان له بكل سهولة. ومن جهة أخرى نوصي بوضع أهم عناصر البلاغ في المقدمة، ألن وسائل الإعلام، في غالب الأحيان ال تأخذ في الحسبان إال الفكرة الواردة في الفقرة الأولى.
4 ـ خطة البلاغ :
| العناصر الخطة | ||
|---|---|---|
| ـ الفكرة الرئيسية. ـ جوهر الخطاب، ـ تفاصيل الخطاب، ـ الأهمية العامة للخطاب. |
صفة أو اسم المرسل ينشر فورا بلاغ عرض في رواق........ الجزائر، في 22 مارس2002 ملخص الفقرة الأولى ملخص الفقرة اللاحقة. آخر فقرة. الإسم أو الصفة و رقم الهاتف |
المصدر التأشير بالنشر عبارة عنوان البلاغ مكان وتاريخ الإرسال: المقدمة: التحرير: الخاتمة : المصدر: |
III - تمارين تطبيقية:
تمرين رقم 11 :
- ما عنوان المرحلة الأولى التي تتمثل في تحديد الفكرة الرئيسية للوثيقة أو الخطاب؟
- كيف يتم تحديد الموضوع الرئيسي ؟
- ما هي الوظيفة التي يحتوي عليها برنامج معالجة النصوص الذي تستعملونه، والتي تسمح لكم بإستغراق أقل مدة أثناء الطباعة ؟
- أذكر العمليات الثلاثة المتعلقة بـالتنظيم المادي لإعداد وثائقكم ؟
- صل الخطوات التسع الموجودة في الخانة اليمنى من الجدول، بالعمليات المناسبة المتواجدة في الخانة اليسرى.
| الخطوات العمليات | |
|---|---|
| تصنيف و ترتيب نسخة الإحتياط تحليل التعليمات تنظيم الوثيقة طباعة التنظيم المادي تحرير الوثيقة تحرير الخطة مراجعة و تصحيح |
- إنشاء أسلوب أو نموذج - تحديد الموضوع الرئيسي - الربط بين الأفكار الثانوية - إدخال المعطيات في فهرس البطاقية - التفسير بدقة للأفكار الثانوية - استعمال مصطلحات ملائمة - اختيار إحدى الدعائم المناسبة، - إلقاء نظرة على النص، - إيجاد الأفكار الثانوية - استعمال المصحح الإملائي، - تحديد قيمة الوثيقة - جمع الأدوات، الوثائق و المعلومات |
- ما هي الخطوتان التي يتم تنفيذهما قبل تحرير الخطة ؟
- أذكر المزايا الرئيسية الأربعة المتعلقة بتحرير وثيقة ؟
- تنطبق قواعد التحرير على أربعة (04) عناصر، ما هي ؟
- ما هي الخطوات التسع (09) لإعداد وثيقة ؟ أذكر العمليات الموافقة لكل خطوة.
تمرين رقم 12 :
بتاريخ 03 أكتوبر ،2002 سلمك السيد قدور رئيسك المباشر في وزارة البيئة، التي تشتغل فيها كعون للعلاقات العمومية ؛ نص بلاغ إذاعي. يتضمن تعليمات صادرة باسم الوزير. ويحتوي على البيانات التالية : 101 شارع الشهداء الجزائر،الهاتف021............... فاكس 021............
قم بالاطلاع على التعليمات الواردة بمذكرة المصلحة ثم حرر البلاغ.
مذكرة المصلحة :
أود أن تحرروا بلاغا موجها للبث الإذاعي، يوم 02 أكتوبر،2002 بالمحطة الإذاعية.
إنني أضع فيكم الثقة الكاملة للقيام بهذا التحرير.
فيما يلي أوافيكم بصفة موجزة بأهم ما يحتوي عليه الخطاب:
سيشرع في اللقاءات العمومية من أجل إنشاء حظيرة للحماية.وقد تم الإعلان عن ذلك من طرف الوزير خلال ندوة صحفية. ستكون اللقاءات يومي 20 و 22 فيفري .2002
وقد أبدى السيد الوزير أمنيته بأن يقوم مجلسه بالمصادقة على مرسوم إنشاء الحظيرة قبل نهاية سنة .2002 ويكرر إرادته في حماية وتسيير هذا الموقع الذي يمثل ثروة طبيعية. كما أكد الوزير على أنه أمر عادي بأن يقوم مستعملي الحظيرة بالمساهمة المالية فيها.
في حالة حاجة صحفيي الإذاعة إلى معلومات إضافية، فبإمكانهم الإتصال بكم.
بعد إتمام تحرير البلاغ، أجب عن الأسئلة التالية:
- حدد الفكرة الرئيسية للبلاغ.
- قم بالتنظيم المادي لعملك.
- حدد نوع الوثيقة؛
- سجل اسم الشخص المرسل؛
- حدد الجمهور المستهدف بخطابك؛
- حدد آجال العمل؛
- ضع خطة عملك.
- قم بإنشاء خطة البلاغ.
- ماهي قيمة الوثيقة ؟
تمرين رقم 13 :
- أذكر العناصر المميزة لكل من البيانات الآتية :
| البيانات العناصر المميزة | |
|---|---|
| -1 العنوان -2 العنوان الفرعي -3 القائمة الأبجدية للأشخاص -4 نص المحضر -5 افتتاح الإجتماع -6 القراءة والمصادقة على جدول الأعمال. -7 القراءة والمصادقة على محضر الإجتماع السابق -8 نقاط أخرى في جدول الأعمال. -9 الإجتماع المقبل -10 رفع الإجتماع -11 جدول التوقيعات. |
-2 بتاريخ 30 مارس ،2002 تم تعيينكي للقيام بمهمة كاتبة للجنة الترقية للشركة المتحدة بباهرة. وقد انعقدت هذه الجلسة بالمقر الاجتماعي الكائن بـ : شارع مارا فال، باهرة. وقد طلبت مني بتسجيل رؤوس الأقلام لما دار من نقاش خلال الإجتماع ، (أنظر أسافل ) ، ثم تحرير المحضر النهائي خلال نفس اليوم.
- رؤوس الأقلام المسجلة خلال الإجتماع :
| أ ـ الأعضاء الحاضرون هم: مليكة عوامر، راضية بوشريط، مدينه صاره، محمد رباح، رفيق بودر، أحمد رابيا، سعيد غانم وبشير دحماني. |
| ب ـ بداية الاجتماع على الساعة الثانية بعد الظهر. الرئيس بشير دحماني. الكاتبة مدينه صاره. |
| ج ـ يتلو الرئيس جدول الأعمال، و تم قبوله بالإجماع. |
| ه - القراءة والمصادقة على محضر الاجتماع الأخير، وتم قبوله بالإجماع. |
| و ـ النقطة المبرمجة: الشروع في الحملة الإشهارية. |
| دراسة السوق: تقرير تم تقديمه إلى اللجنة من طرف مليكة عوامر. بعد ،2000 توجد عائلة من بين إثنين لديها أولاد تملك كمبيوتر على الأقل. |
| إشهار: يقوم محمد رباح بتعداد أهم نقاط دراسته. ويريد أن يرى المستهلكون برامج الإعلام الآلي، كأدوات تعطي الحياة للكمبيوتر. يقترح هذا الإشهار، إظهار الذين لا يملكون كمبيوتر، كأناس لا يسايرون التطور. |
| ز ـ نقطة ضمن جدول الأعمال: ميزانية الإشهار. راضية بوشريط تطالب بتخصيص 100 مليون دينار للحملة المقبلة. قبول الإقتراح دون نقاش. |
| ص ـ نقطة ضمن جدول الأعمال: منتوج جديد. رفيق بودر يستفسر من راضية بوشريط عن التطورات المتعلقة بالمنتوج الجديد. تجيب راضية بوشريط بأن أعمال المرحلة الأولى من اللعبة سيتم تنفيذها على قرص مضغوط. لقد شرع في الأبحاث والإنجاز. وقد تم إعداد النصوص و الصور الخاصة بالمرحلة الثانية من اللعبة. تم التحضير للموسيقى و المؤثرات الصوتية. ألح محمد رباح على أهمية تسويق هذه اللعبة، من أجل تدعيم الحمل |